Les outils de communication à disposition des managers d’aujourd’hui sont pléthoriques. L’incontournable email, le SMS, l’intranet, la solution de collaboration, le réseau social d’entreprise, etc. Tout manager qui se respecte utilise au moins 1 à 3 de ces outils au quotidien. Résultat : il passe plus de temps derrière un écran qu’à FAIRE son job de manager !
Alors, pourquoi ces solutions, souvent numériques, font perdre plus de temps qu’elles devraient en faire gagner ?
On constate que plus ces outils sont présents dans l’entreprise, plus les managers manquent de temps, et moins les salariés communiquent entre eux et avec leur encadrement de proximité ! Cela créé de facto des situations parfois ubuesques, souvent ridicules tellement la promesse de productivité n’est pas au rendez-vous. La tentation de se réfugier derrière un email est grande : pas besoin de parler, de s’exposer aux argumentaires de ceux.celles qui ne seraient d’accord avec vous, des traces qui soit disant protègeraient l’émetteur de la missive,… Le refuge devient un bunker.
La tendance générale à confondre être occupé et être productiffait perdre 25 à 40 % du temps de travail de chaque salarié. Un collaborateur sédentaire, à son bureau la majorité de son temps de travail, passe 30%de son temps à gérer ses mails. Le tri, le classement, les réponses faites aux correspondants (en y mettant inutilement toute l’entreprise en copie), l’archivage…bref, ces opérations sont réalisées 30 fois par heure !! C’est entre 50 et 80 emails qui entrent tous les jours dans les boites de ces collaborateurs. Un trafic intense que le manager doit gérer, faute de quoi il n’est pas au courant des missions qu’il doit assurer, il ne peut conduire ses équipes.
Une des pistes de réflexion est de supprimer purement et simplement les emails. Thierry BRETON, dirigeant d’ATOS en a fait un de ces leitomiv. Le constat est que le mail résiste. Pour la bonne raison qu’il a toute sa place dans les outils de communication, à condition qu’il soit employé pour les fonctions qu’il remplit parfaitement : écrire un courrier, fusse-t-il électronique. En appliquant les mêmes règles que pour un courrier manuscrit – clarté, présentation, politesse – le mail à toute sa place dans le panel des outils de communication.
Les réseaux sociaux d’entreprise ont le vent en poupe. Ils sont les emails-killer de ces prochaines années…ou pas. L’une des principales difficultés pour que ces projets soient des succès, est qu’il est impératif qu’un animateur de la communauté soit nommé, efficace, présent. Valorisant les actions des précurseurs, encourageant les autres à participer et à poster des informations utiles sur le réseau. Il est le relais, le support de premier niveau pour ceux.celles qui éprouvent des difficultés à prendre en main l’outil ou pour comprendre tous les bénéfices que l’on peut en retirer.
Et c’est souvent là que le bât blesse : la direction générale veut bien supprimer ces emails qui encombrent aussi sa boite de messagerie à longueur de journée mais sans considérer par ailleurs que la solution de remplacement nécessite un investissement en personnel pour conduire au succès.
Alors, tout est perdu ? Bien sûr que non ! Lorsque nos clients nous sollicitent pour améliorer leur communication interne, une des premières phases que nous engageons à leur côté est celle d’un audit des solutions en place et surtout des pratiques digitales dans l’entreprise. En effet, grâce à des entretiens avec les collaborateurs.trices nous évaluons les avantages qu’elles leurs apportent et les contraintes qu’elles génèrent. Connaitre les raisons de l’utilisation de ces outils et la fréquence sont déterminant pour améliorer les futures (bonnes) pratiques.
Nous formons ensuite des groupes de travail et de réflexion sur la pratique individuelle et collective des outils de communication pour éliminer les mauvais réflexes et acquérir de nouvelles façons d’appréhender les solutions. Re-créer les conditions de dialogue en favorisant les échanges directs, en aménageant des espaces propices aux conversations informelles, insuffler un esprit de partage et bienveillant envers les autres : voilà des pistes d’actions souvent simples à mettre en œuvre pour retrouver le vrai sens de la communication.
L’autre élément clef pour conduire au succès est que la direction générale doit, au préalable, s’impliquer personnellement pour guider la démarche au sein de l’entreprise. Dès lors, on constatera que bien souvent, ce ne sont pas les outils qui sont à remettre en cause mais que les collaborateurs.trices.leur doivent adapter leurs pratiques.
23/05/19 Par la rédaction Consilhom
